近年、デジタル化が進み、情報の保管・管理がオンライン化されていますが、
機密性の高い文書や重要な書類を安全に保管する必要性はますます高まっています。
皆さんは、どのような基準で書庫を選んでいますか？
今回は、書庫の選び方のポイントを３つご紹介いたします！
ポイント１：事務所に合わせて選ぶ
書庫を配置するスペースはどれくらい必要なの？という疑問が思い浮かぶ方も
多いのではないでしょうか？
効率的な業務をサポートするために、デスクからの距離や事務所全体のバランスを
考える必要があります。以下の３つの点に注意して配置しましょう。
・デスクからの書庫の距離
・他の家具にぶつからないように設置（両開き書庫は開くスペースがあるか確認）
・事務所全体の視覚的なバランス
一般的には、デスクと書庫の間の距離は、1.5メートルから2メートル程度が快適とされますが、オフィスのレイアウトや部屋の雰囲気に合わせて調整することが望ましいでしょう。
書類を多く使う人や部署のそばに書庫を配置することで利便性も高まります。
また、事務所全体の視覚的なバランスも考慮する必要があります。
デスクに対して大きすぎたり近すぎないこと、事務所に合うカラーかどうかも選ぶ上で意識するポイントになります。
ホワイトカラー：清潔感のある明るいオフィスが望める
グレーカラー ：落ち着きがあり、堅実なイメージのオフィスが期待できる
ホワイトカラーに比べ汚れが目立たない
ブラックカラー：高級感があるので、社長室などにオススメ
このようにオフィス家具の色によって雰囲気がガラッと変わります。
その他、以下の写真のように間仕切り替わりに設置するという方法もあります。
ポイント２：書類の種類に応じて選ぶ
様々な書庫がありますが、書庫の種類は主に引き違い書庫、オープン書庫、両開き書庫、ラテラル書庫の４つに分けられます。
オフィスに最適な書庫を選ぶことで、書類の整理や取り出しをスムーズに行うことができます。
＜引き違い書庫＞
引き違い書庫は扉が引き戸になっている書庫です。
◆メリット
・扉をスライドさせて開閉できるので、狭いスペースでも設置可能
・スライドして開閉できるため、書類が取り出しやすい
・鍵をかけられるのでセキュリティを強化しやすい
◆デメリット
・片方の扉しか開かないため、２枚扉のものは特に中央の書類が取り出しにくい
・片方の扉しか開かないため、一目で書類をすべて把握できない
頻繁に出し入れする機密情報を含んだ書類をバインダー等の背表紙の横幅が広いもので保管する場合は、書類を中央に配置してもどんな書類か把握できるので引き違い書庫がおすすめです。
＜オープン書庫＞
オープン書庫は扉が無い書庫です。
◆メリット
・書類の出し入れがしやすい
・どんな書類があるか一目で把握することができる
・価格が安価
◆デメリット
・セキュリティ面で不安がある（すぐ書類が取り出せ、誰でも閲覧できる）
・清潔面で不安がある（ホコリが溜まりやすい）
・安全面で不安がある（地震などの災害時に書類が飛び出す可能性がある）
誰でも閲覧できても問題のない社内で使用する書類はオープン書庫がおすすめです。
＜両開き書庫＞
両開き書庫は扉が両開きになっている書庫になります。
◆メリット
・書類の出し入れがしやすい
・鍵をかけられるのでセキュリティを強化しやすい
◆デメリット
・扉を開けるスペースが必要となるので、狭いスペースには不向き
スペースを確保できるオフィスで頻繁に機密情報を含んだ書類を出し入れする場合は両開き書庫がおすすめです。
＜ラテラル書庫＞
ラテラル書庫は引き出しタイプの書庫です。
◆メリット
・背表紙を上にして保管するので、書類が探しやすい
・収納量が大きく、数多くの書類を保管できる
・鍵をかけられるのでセキュリティを強化しやすい
◆デメリット
・他のタイプに比べて価格が高い
・引き出しを開けるスペースが必要となるので、狭いスペースには不向き
スペースを確保できるオフィスで収納する書類の量が多い場合にラテラル書庫がおすすめです。
ポイント３：書類のサイズに合わせて選ぶ
皆さんのオフィスで保管する書類はどのサイズが多いでしょうか？
書庫のサイズに合わせて書庫を選ぶ場合は、書庫の奥行が書類サイズに合っているか
確認することが重要です。書庫を購入する前に以下をチェックしてみてください。
＜A4サイズの書類を保管する場合＞
奥行400mmの書庫
＜B4ファイルやファイルボックスなどを保管する場合＞
奥行450mmの書庫
まとめ
今回は書庫の選び方のポイントを３つご紹介いたしました。
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